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本棚:『あなたのメールは、なぜ相手を怒らせるのか?』

仕事のやり取りのほとんどがメールです。前の職場では1日に10通あれば多い方だったように思いますが、今の職場では打ち合わせ等で1~2時間、メールをチェックしない間にそのぐらい来ていることもありまして、なんとかしてメールの数を減らせないかと思う日々です。送られてくるメールの多くはcc.で、自分がすぐに何かしなければいけないわけではないけれど、把握しておかないといけなくて、宛先から外してくださいとも言えない…。また、チャットのように何度も行ったり来たりしているメールを見ると、1回で終わらせてよ…と思ってしまいます。

一方、自分が対応しなければならないメールは、「失礼のないように」「簡潔に伝わるように」等と考えて、送るまでに時間がかかってしまいます。

数年前、新入社員のチューターを行った時、直属の上司に送るメールの文面が問題ないか見て欲しいと言われたことがあります。とても丁寧な言葉遣いで書かれていて、直属の上司だったら そこまで気をつかわなくていいよ、と言った気がします。

私の場合、メールよりも電話の方が緊張しますが、メールはメールで色々悩ましく、同じようにメールの書き方について悩んでいる方は多いかもしれません。

 

本書では、シチュエーション毎のメールの文例がいくつかありますが、「習うより慣れろ」かな、とも思いました。先日読んだ『よけいなひと言を好かれるセリフに変える 言いかえ図鑑』とも関連すると思います。メールのやり取りをしていく中で、うまい表現に出会ったら、参考にさせてもらうといいのではないかと思います。

第1章の中に、「やりとりする回数を減らす」という思いやりを持つ、というのがありまして、そうだよね!と強く同意しました。メールの返事がなかなかもらえず、催促するメールは、本来なくてもいい(ないのが好ましい)ものだよなと思います。処理しなければならないメールがたくさんあれば、大事なメールを見逃してしまうこともあるでしょう。だからこそ、1通でも不要なメールは発生させたくないと思いますが、そのスキルがなかなか身につかず…。